Tentang Sistem HRIS, Fungsi dan Implementasinya
HRIS singkatan dari Human Resource Information System. HRIS adalah sistem yang digunakan oleh tim HR untuk mengelola data karyawan, proses SDM, dan pengambilan keputusan terkait karyawan.
Sistem ini akan membantu dalam mengelola data karyawan secara efektif dan efisien.
Lalu, apa saja fitur-fitur HRIS? Bagaimana cara menggunakan HRIS?
Mengenal HRIS
HRIS adalah perangkat lunak dari perpaduan sistem teknologi dan pengelolaan sumber daya manusia yang berhubungan dengan pekerjaan tim HR.
Mulai dari mengelola data karyawan, proses penggajian, manajemen kinerja, rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aspek lain yang terkait dengan manajemen SDM.
Berikut pengertian HRIS menurut beberapa ahli, diantaranya:
- Snell dan Bohlander (2010), HRIS adalah sistem komputerisasi yang menyediakan data terbaru dan akurat untuk tujuan pengendalian dan pengambilan keputusan.
- Menurut Mondy (2010), HRIS merupakan suatu pendekatan yang terkelola untuk mendapatkan informasi yang relevan dan tepat waktu pada pengambilan keputusan sumber daya manusia.
Platform HRIS ini dapat digunakan secara online, sehingga tidak perlu lagi ada input data secara manual.
Data yang tersimpan pada cloud, sehingga tidak perlu khawatir akan keamanan data. Penggunaan hris online ini juga dapat meningkatkan bisnis dan biaya operasi yang lebih rendah.
Fungsi HRIS bagi perusahaan
Ada banyak fungsi dan manfaat HRIS bagi perusahaan, diantaranya:
1. Manajemen data karyawan
HRIS digunakan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat.
Ini mencakup informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, data kontak, data kehadiran, dan informasi lainnya yang relevan.
2. Rekrutmen dan seleksi
Fungsi lainnya juga sebagai fasilitas untuk proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru.
Fitur-fitur seperti postingan pekerjaan, pengumpulan lamaran, penjadwalan wawancara, dan evaluasi calon karyawan dapat diatur dan dilakukan melalui HRIS.
3. Penggajian dan manajemen kompensasi
Selanjutnya untuk mengelola perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, dan manajemen kompensasi lainnya.
Sistem ini mengotomatiskan proses penggajian dan memastikan akurasi dalam perhitungan gaji karyawan.
4. Manajemen kinerja
Selanjutnya HRIS membantu dalam penilaian dan manajemen kinerja karyawan.Melalui sistem ini, tujuan kinerja dapat ditetapkan, umpan balik dapat diberikan, dan evaluasi kinerja dapat dilakukan secara terstruktur.
5. Pelatihan dan pengembangan
HRIS memungkinkan perencanaan, pengorganisasian, dan pelacakan program pelatihan dan pengembangan karyawan. Sistem ini memfasilitasi pendaftaran karyawan untuk pelatihan, pemantauan kemajuan, dan pelaporan hasil pelatihan.
6. Manajemen absensi dan cuti
HRIS menyediakan fitur untuk mengelola absensi karyawan, cuti, jadwal kerja, dan izin lainnya.
Karyawan dapat mengajukan cuti dan absensi melalui sistem, sementara HR dapat memantau dan melacak kehadiran karyawan secara efisien.
7. Pengambilan keputusan
Tersedia juga data dan laporan yang diperlukan untuk analisis SDM.
Sistem ini dapat menghasilkan laporan terkait demografi karyawan, biaya SDM, kinerja, dan statistik lainnya untuk membantu dalam pengambilan keputusan strategis.
Fitur HRIS
Berbagai fitur tersedia pada hris untuk meningkatkan kinerja karyawan. Berikut 5 fitur utama dari HRIS, diantaranya:
1. Absensi kehadiran
Sistem HRIS memiliki fitur manajemen kehadiran karyawan. Fitur ini menggunakan absensi online  agar karyawan dapat melakukan presensi secara otomatis hanya melalui smartphone.
Adanya penambahan lokasi atau GPS dapat memudahkan untuk melihat lokasi kerja karyawan. Aplikasi ini dapat digunakan untuk bekerja dari rumah atau kerja di lapangan.
Selain absensi, terdapat juga fitur cuti karyawan, lembur maupun pergantian shift kerja. Hal ini memudahkan tim HR dalam mengelola absensi dan terintegrasi dengan payroll perusahaan.
2. Payroll atau penggajian
Jika awalnya penggajian masih secara manual, kini dapat dilakukan secara otomatis dengan software payroll.
Payroll ini terintegrasi dengan absensi, sehingga memudahkan operasional bagi tim HR dalam menghitung gaji sesuai absensi karyawan.
Terdapat fitur rekapitulasi data secara akurat, kalkulasi otomatis, hingga transfer gaji secara tepat waktu ke setiap karyawan.
3. Rekrutmen karyawan
Umumnya proses rekrutmen karyawan tidak mudah karena melalui proses yang cukup rumit.
Selain itu, ada beban waktu dan biaya operasional cukup tinggi jika masa rekrutmen karyawan masih secara manual.
Melalui HRIS, perusahaan Anda dapat melakukan penjadwalan interview hingga onboarding.
4. Database dan administrasi HR
Biasanya urusan administrasi sangat melelahkan jika menggunakan cara manual. Banyaknya data karyawan dan perusahaan membuat tim HR kewalahan.
Adanya employee database dapat membantu tim HR untuk membuat administrasi karyawan secara otomatis dan tersimpan di cloud.
Fitur lainnya juga dapat memberikan pengumuman internal perusahaan melalui aplikasi.
Memilih HRIS yang tepat
Memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan memang tidak mudah, namun ada beberapa langkah yang bisa membantu Anda:
1. Pertimbangkan ukuran perusahaan
Sebelum memilih aplikasi, perhatikan terlebih dahulu jumlah karyawan dalam perusahaan Anda. Bila skala bisnisnya masih kecil, mungkin hanya memerlukan HRIS dasar untuk manajemen data karyawan, cuti, dan penggajian.
Namun, bila perusahaan Anda sudah termasuk besar, mungkin memerlukan HRIS yang lebih kompleks untuk menangani fungsi SDM yang rumit. Misalnya, HR Analytics untuk menganalisis performa karyawan secara otomatis.
2. Antisipasi pertumbuhan di masa depan
Perusahaan pasti punya visi tersendiri untuk berkembang dan melakukan ekspansi. Karena itu, pilih HRIS yang dapat mengakomodasi perkembangan tersebut. Bila aplikasi yang dipilih sudah kuat dan mampu menangani banyak perkembangan, maka Anda tidak perlu repot mengganti sistem tersebut dalam waktu dekat.
3. Integrasi dengan teknologi yang sudah ada
Beberapa vendor menawarkan integrasi bawaan dengan sistem umum, seperti aplikasi penggajian. Namun, ada juga yang memerlukan integrasi khusus, yang dapat memakan waktu dan biaya lebih besar.
Cari vendor yang menawarkan tim dukungan khusus dan proses integrasi yang jelas untuk memudahkan transisi yang lebih lancar.
Di era disrupsi digital saat ini landscape seperti marketing, dan sales tentunya semakin berkembang menjadi lebih pesat. Dengan penggunaan Saleforce anda mampu mengoptimisasi aktivitas marketing maupun sales. Selain dilihat dari perubahan pola marketing dan sales secara annual, di Era digital pun memaksa perusahaan melakukan perubahan massif dibidang penjualan.
Pemanfaatan teknologi Customer Relationship Management atau CRM pun semakin banyak digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan customer loyalty. Salah satu software yang banyak digunakan untk mengoptimisasi CRM adalah Salesforce. Oleh karenanya, artikel Kita kali ini akan memperkenalkan Salesforce lebih jauh, baik secara fungsi, serta implementasinya.
Tentang Salesforce
Salesforce adalah perusahaan perangkat lunak yang berasal dari Amerika Serikat tepatnya dari San Francisco, California. Sales force adalah aplikasi atau perangkat lunak berbasis cloud yang menyediakan layanan sistem CRM atau customer relationship management.
Dengan menggunakan Salesforce perusahaan yang menggunakan sistem tersebut memungkinkan untuk melihat customer secara 360 derajat melalui sistem yang terintegrasi dengan berbagai macam layanan seperti Salesforce Sales Cloud, Service Cloud, hingga Marketing Cloud. Semua sistem layanan tersebut dapat diakses secara realtime dengan sistem automasi.
Manfaat Penggunaan Salesforce
Seperti fungsi software pada umumnya yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan, begitupun Salesforce. Salesforce CRM memberikan banyak sekali manfaat serta kegunaan, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Optimisasi kualitas serta memperbaiki pengelolaan data pelanggan
Salah satu fungsi yang paling umum ditemui dalam sistem CRM adalah melakukan perbaikan terhadap pengelolaan data pelanggan, begitupun dengan Salesforce.
Namun keunggulan Salesforce tak berhenti sampai di situ saja, Salesforce juga mampu diintegrasikan dengan berbagai macam perangkat lunak existing dari user seperti aplikasi ERP, hingga email marketing.
-
- Meningkatkan layanan serta dukungan pelanggan secara real timeÂ
Kemajuan teknologi dan informasi menuntut layanan sebuah perusahaan terhadap customer menjadi lebih real time. Artinya ketersediaan data beserta resource nya pun harus mampu diakses secara cepat
-
- dimana pun
dan kapan pun. Salesforce memiliki layanan Service Cloud yang memungkinkan user seperti agent customer service untuk mengakses data customer secara lebih cepat sehingga kebutuhan customer dapat dipenuhi secara tepat sasaran
- Mencari pelanggan baru dan mengelola customer existing Â
Layanan yang disediakan Salesforce
Setelah anda mengetahui beberapa manfaat penggunaan Salesforce, anda tentunya ingin tahu apa saja layanan dari Salesforce, bukan? Berikut ini adalah beberapa layanan yang disediakan oleh Salesforce.
- Sales Cloud
Sales cloud adalah Salesforce platform yang memungkinkan anda untuk mengelola penjualan dengan dukungan data pelanggan yang saling terintegrasi.Â
Layanan ini dalam platform CRM Salesforce mendukung berbagai macam jenis bisnis yang anda jalankan. Mulai dari B2B (Business to Business) maupun B2C (Business to Customer).
Layanan ini dalam Salesforce juga mampu memberikan perkiraan atau forecast untuk keperluan perhitungan income perusahaan. Hal tersebut tentunya bermanfaat bagi para sales leader untuk meningkatkan produktivitas perusahaan serta meningkatkan kinerja tim sales.
- Service Cloud
Layanan atau service berikutnya yang disediakan oleh Salesforce adalah Service Cloud.
Layanan dalam Service Cloud memungkinkan perusahaan untuk manajemen hubungan pelanggan seperti pengelolaan data pelanggan, dan memberikan layanan serta dukungan terhadap pelanggan perusahaan anda.
Tujaun dari penggunaan Service Cloud adalah meningkatkan pengalaman pelanggan sehingga perusahaan mampu meningkatkan customer retention rates.
Service Cloud biasanya digunakan untuk divisi call center atau customer service secara umum.
Keunggulan dari layanan ini adalah perusahaaan mampu mengaktifkan layanan customer service dalam bentuk omni channel. Artinya perusahaan mampu melakukan layanan customer service bukan hanya secara offline (by phone) namun dapat digunakan pula untuk melakukan layanan secara online yakni melalui social media maupun online chat.  Hal ini membuat layanan yang diberikan oleh perusahaan menjadi lebih real time dengan tetap mengedepankan dukungan pelanggan serta akurasi.
- Marketing Cloud
Menjadi platform crm nomor satu di dunia, Salesforce juga mengembangkan Marketing Cloud sebagai salah satu best selling service dengan dukungan sales force automation .
Marketing Cloud dapat anda gunakan mulai dari strategi pemasaran yang dituangkan melalui Journey Builder, Email Studio, Social Studio, Advertising Studio dan lain sebagainya.
Salesforce Marketing Cloud menjadi semakin kuat berkat adanya Einstein AI (Artificial Intelligence) yang tentunya tidak dimiliki oleh perangkat lunak CRM maupun marketing automation lain untuk meningkatkan produktivitas tim marketing secara akurat. Â
Marketing cloud cocok untuk perusahaan yang basis operasionalnya masih cenderung konvensional dan ingin melakukan aktivasi digital marketing.
Selain itu marketing cloud juga cocok untuk bisnis online yang dapat digunakan untuk segmentasi pasar agar  strategi pemasaran lebih tepat sasaran sesuai kebutuhan customer secara lintas platform untuk membangun interaksi pelanggan melalui media sosial maupun email marketing.Â
Ketiga service atau layanan dari Salesforce tersebut adalah layanan yang cukup banyak diminati saat ini.
Selain ketiga service tersebut, Salesforce juga memiliki layanan lain seperti Community Cloud, Analytics Cloud dengan dukungan Tableu, serta Commerce Cloud yang dapat digunakan untuk bisnis online anda. Â