ERP adalah suatu sistem yang mempermudah integrasi teknologi di perusahaan dan membutuhkan proses implementasi yang terencana. Proses implementasi ERP membutuhkan tahapan-tahapan karena kebutuhan dan fungsinya yang besar bagi perusahaan. Terdapat rangkaian proses seperti dari kick off hingga go live. Tujuan dari go live sendiri adalah untuk mengoptimalkan proses bisnis perusahaan agar sepenuhnya menggunakan perangkat lunak ERP. 

Implementasi ERP adalah salah satu perubahan yang besar dari proses kerja di dalam perusahaan. Maka dari itu, proses dokumentasi perlu diubah dan disesuaikan dengan standar software ERP. Beberapa hal tersebut seperti penyesuaian nomor dokumen, metode entri data, dan sebagainya. Bahkan, Anda mungkin perlu mengubah beberapa proses lain untuk mendapatkan kontrol yang lancar dan sinkron dengan ERP. 

Proses go live ERP adalah bahwa proses bisnis perusahaan Anda harus sesuai dengan kemampuan perangkat lunak ERP yang digunakan. Ini bisa berupa perubahan kebijakan atau perubahan fungsionalitas software ERP (custom). Proses tersebut harus dilakukan oleh semua orang yang terlibat dalam proses bisnis. 

Lebih lanjut lagi, ketika menggunakan software ERP, semua proses kerja akan terekam dalam sistem. Semuanya harus dicatat agar tidak ada kesalahan pengelolaan. Proses yang cukup rumit, panjang, dan berdampak tersebut membutuhkan persiapan matang yang diawali dengan go live.

Beberapa rangkaian dari proses implementasi ERP dari kick off to go live, meliputi:

• Proses Standarisasi

Proses akan dimulai setelah perusahaan Anda memilih vendor.Penyesuaian dari sistem kerja dan manajemen perusahaan perlu diseragamkan dengan software ERP yang akan digunakan. Standarisasi ketentuan dan cara kerja akan dilakukan untuk menghindari ketidakcocokan.

• Gathering Requirement

Proses ini biasanya menjadi proses first meeting atau pertemuan pertama. Gathering juga berisi tentang pembentukan rencana dengan seluruh tim. Topik yang ditentukan termasuk penentuan framework dan penentuan requirements atau persyaratan implementasi.

• Requirement

Proses ini merupakan rumusan dari hasil proses sebelumnya. Tahap ini akan menjawab pertanyaan yaitu “Modul yang dibutuhkan oleh perusahan?”.

• List Assessment

Steelha mengetahui modul yang dibutuhkan, tim implementasi akan mengidentifikasi kebutuhan, isu yang dialami, dan masalah dari kebutuhan tersebut.

• Demo Produk

Mendemokan produk yang ditawarkan vendor ke customer agar mereka mengetahui software yang akan diimplementasikan.

• Business Proposal & Quotation

Memberikan business proposal ke customer.

• POC (Trial)

Setelah meninjau business proposal, customer memutuskan jika mereka membutuhkan trial.

• Final Decision

Keputusan final apakah customer akan memilih vendor tersebut.

• Kick Off

Persetujuan antara kedua belah pihak dan merancang MoU kerja sama.

• Go Live

Proses periode kerja menuju implementasi software secara keseluruhan yang berlangsung sekitar 3 sampai 12 bulan.

Itulah proses yang dilalui dari kick off to go live implementasi ERP. Vendor ERP akan memandu Anda melalui setiap langkah agar tidak ada persiapan yang terlewatkan. Think Tank Solusindo merupakan vendor yang menyediakan software ERP dengan keunggulan kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda beserta langkah implementasi yang lengkap agar Anda bisa memahami sistem dengan baik.